الجدارات الوظيفية (الكفاءات): أنواعها وكيف تبني إطارًا لها في مؤسستك

الجدارات الوظيفية، أو الكفاءات (الجدارات)، هي المعارف والمهارات والقدرات والسلوكيات التي تتوقعها المؤسسة من موظفيها لأداء أدوارهم بنجاح. وإطار الجدارات الوظيفية مجموعة منظّمة منها، لكل جدارة تعريف واضح ومستويات إتقان متدرّجة. وبه تتحدث عمليات التوظيف ومراجعات الأداء والتغذية الراجعة 360 درجة وخطط التطوير لغة واحدة عن معنى الأداء الجيد. والإطار المفيد قصير، ومكتوب بلغة المؤسسة نفسها، ويصف سلوكًا يمكن ملاحظته.

يشرح هذا الدليل أنواع الجدارات الوظيفية الرئيسية، ويعرض أمثلة توضيحية حسب المستوى الوظيفي، ثم يقدّم طريقة من سبع خطوات لبناء الإطار، ويبيّن كيف تستخدم إطارًا واحدًا في التوظيف والتغذية الراجعة والتطوير حتى لا يتحول إلى ملف لا يفتحه أحد.

ما الجدارات الوظيفية وما إطارها؟

الجدارة نمط قابل للقياس من المعارف والمهارات والقدرات والسلوكيات وغيرها من الخصائص التي يحتاجها الشخص ليؤدي دوره جيدًا. ويصفها مكتب إدارة شؤون الموظفين الأمريكي (OPM) بأنها تحدد «كيف» تُؤدّى مهام الوظيفة، لا المهام وحدها. أما إطار الجدارات (ويُسمى أحيانًا نموذج الجدارات الوظيفية) فيجمع هذه الجدارات، ويعرّف كلًّا منها، ويصف شكلها في كل مستوى.

يتكوّن معظم الأطر من أربعة عناصر:

• اسم الجدارة. عنوان قصير مثل «التخطيط والتنظيم».
• التعريف. جملة أو جملتان توضحان ما تشمله الجدارة وما لا تشمله.
• مستويات الإتقان. ثلاثة إلى خمسة مستويات غالبًا، من المستوى الأساسي إلى الخبير أو الاستراتيجي.
• المؤشرات السلوكية. أفعال يمكن ملاحظتها تدل على الجدارة في كل مستوى، مثل «يقسّم المشروع إلى مراحل ويتابع التقدم في كل مرحلة».

الفرق بين إطار الجدارات والوصف الوظيفي

يسرد الوصف الوظيفي مهام وظيفة واحدة ومسؤولياتها، أما إطار الجدارات فيصف السلوكيات والقدرات التي تقود إلى النجاح في أدوار كثيرة. وكلاهما يكمل الآخر: الوصف الوظيفي يحدد ما يفعله الموظف، وملف الجدارات للوظيفة يحدد كيف يفعله وبأي مستوى. وإن كانت نقطة انطلاقك أوصافًا وظيفية قائمة، فدليل تحويل الوصف الوظيفي إلى جدارات يشرح هذه الخطوة بالتفصيل.

لماذا تبني المؤسسات إطارًا للجدارات؟

تُبرز أبحاث نمذجة الجدارات، ومنها مراجعة أفضل الممارسات التي نشرها كامبيون وزملاؤه (Campion et al., 2011)، أسبابًا تدفع المؤسسات إلى الأطر بدل قوائم المهام لكل وظيفة على حدة:

• المواءمة. ترتبط الجدارات باستراتيجية المؤسسة وقيمها، فيعرف الموظفون أي السلوكيات تهم.
• الاتساق. تنطبق التعريفات نفسها في التوظيف والمراجعات والتطوير، فتسهل القرارات ويسهل شرحها.
• التمييز. يصف الإطار الجيد ما يميّز الأداء القوي، لا الحد الأدنى فحسب.
• مسارات التطوير. تُظهر مستويات الإتقان للموظف شكل المستوى التالي.

أنواع الجدارات الوظيفية: الأساسية والسلوكية والفنية والقيادية

تجمع معظم الأطر عدة أنواع من الجدارات. وتختلف التسميات بين المؤسسات، لكن التقسيم الآتي شائع.

الجدارات الأساسية

تعبّر الجدارات الأساسية عمّا تمثله المؤسسة. وهي قليلة عادةً، من ثلاث إلى خمس، وتنطبق على كل وظيفة. اكتبها بصيغة سلوكية: «الاحترام» قيمة، أما «يستمع إلى الآراء المختلفة قبل أن يقرر» فسلوك يلاحظه الزميل.

الجدارات السلوكية

تصف الجدارات السلوكية طريقة العمل مع الآخرين وإدارة الذات: التواصل، والعمل الجماعي، وحل المشكلات، والمرونة، والتخطيط. ونموذج «الثمانية الكبرى» الذي قدّمه بارترام (Bartram, 2005) مثال مبني على البحث لتجميعها في مجالات واسعة، مثل القيادة واتخاذ القرار، والدعم والتعاون، والتنظيم والتنفيذ. لست ملزمًا بتبنّي نموذج منشور، لكن مقارنة مسودتك به تكشف الثغرات.

الجدارات الفنية والتخصصية

تغطي الجدارات الفنية المعارف والمهارات التي تحتاجها عائلة وظيفية بعينها، مثل معايير المحاسبة أو ممارسات هندسة البرمجيات أو أنظمة المشتريات. وهي تتغير أسرع من الجدارات السلوكية، فراجعها أكثر. كما أن قياسها المباشر أسهل، مثلًا عبر اختبارات مهارات مرتبطة بالوظيفة.

الجدارات القيادية

تصف الجدارات القيادية شكل القيادة الفعالة في مؤسستك: تحديد الاتجاه، وتطوير الأفراد، وقيادة التغيير، واتخاذ القرار. وتصوغها مؤسسات كثيرة على مستويات، من قيادة الذات إلى قيادة الفريق إلى قيادة المؤسسة. ولطرق قياسها، اطّلع على دليل قياس الكفاءة القيادية.

أمثلة على الجدارات الوظيفية حسب المستوى الوظيفي

الأمثلة الآتية توضيحية، وليست إطارًا معتمدًا أو مُختبرًا. وهي تبيّن كيف تتغير الجدارة نفسها كلما زادت المسؤولية. استخدمها منطلقًا للنقاش مع من يعرفون الوظائف جيدًا.

مثال: «التخطيط والتنظيم»

مثال: «التواصل بوضوح»

ملف جدارات لوظيفة واحدة

لكل وظيفة، تختار الجدارات الأهم وتحدد المستوى المطلوب في كل منها. فقد يحتاج قائد فريق مشتريات (مثال افتراضي) إلى:

• أساسية: «يتصرف بنزاهة» في المستوى 2.
• سلوكية: «التخطيط والتنظيم» في المستوى 2، و«التواصل بوضوح» في المستوى 2.
• فنية: «أنظمة المشتريات» في المستوى 3.
• قيادية: «يطوّر الآخرين» في المستوى 1.

اجعل ملف الوظيفة بين خمس وثماني جدارات. فما زاد على ذلك يصعب قياسه وتذكّره.

كيف تبني إطار الجدارات الوظيفية في 7 خطوات

بناء الإطار تحليل في جزء منه، واتفاق في جزئه الآخر. والخطوات الآتية تعكس الممارسة الشائعة وتوصيات أبحاث نمذجة الجدارات.

1. حدّد الغرض والنطاق. قرّر الغرض من الإطار (التوظيف، أو الأداء، أو التغذية الراجعة 360 درجة، أو التطوير، أو كلها) وأي الوظائف يشمل أولًا. والبدء بتجربة على عائلة وظيفية واحدة أسهل من المؤسسة كلها دفعة واحدة.
2. اجمع الأدلة عن طبيعة العمل. راجع وثائق الاستراتيجية والقيم والأوصاف الوظيفية ومعايير الأداء الحالية. وقابل أصحاب الأداء المتميز ومديريهم، ونظّم ورش عمل قصيرة تسأل: «ماذا يفعل الأفضل في هذه الوظيفة بطريقة مختلفة؟». ويوصي كامبيون وزملاؤه (2011) بربط الجدارات بأهداف العمل وبأدلة عن الوظيفة، لا بالآراء وحدها.
3. صِغ مجموعة صغيرة من الجدارات. صنّف ما جمعته في محاور وسمِّها. واستهدف من ثلاث إلى خمس جدارات أساسية، وقائمة قصيرة لكل عائلة وظيفية. ثم قارن المسودة بتصنيف منشور لتكشف الثغرات والتداخل.
4. اكتب التعريفات ومستويات الإتقان. امنح كل جدارة تعريفًا واضحًا وثلاثة إلى خمسة مستويات، يبني كل منها على ما قبله.
5. اكتب مؤشرات سلوكية يمكن ملاحظتها. لكل مستوى، اكتب من سلوكين إلى أربعة يراها المدير أو الزميل. وتجنّب الصفات مثل «ممتاز» أو «قوي»، وصِف الفعل نفسه.
6. اختبره مع من سيستخدمونه. اعرض المسودة على المديرين والموظفين في الوظائف المعنية، واسألهم: هل كل مؤشر واضح، ويمكن ملاحظته، ومرتبط بالعمل؟ واحذف ما يفهمه الناس بطرق مختلفة.
7. أطلقه واربطه وراجعه. انشر الإطار مع إرشادات مختصرة، وأدخله في عمليات التوظيف والمراجعة والتطوير، وحدّد موعدًا لمراجعته. وتراجع مؤسسات كثيرة الجدارات الفنية سنويًا، والأساسية على فترات أطول.

قائمة تحقق لكل جدارة

قبل اعتماد أي جدارة، تأكد أنها:

• تحمل اسمًا من كلمتين إلى أربع.
• لها تعريف يفهمه الموظف الجديد.
• تصف قدرة واحدة، لا قدرتين مدمجتين.
• لها مستويات يبني بعضها على بعض.
• تستخدم مؤشرات سلوكية يمكن ملاحظتها.
• مكتوبة بلغة مؤسستك، لا بمصطلحات المستشارين.
• مرتبطة بالوظائف التي ستستخدمها.